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効力を活用しよう! トラブル回避のための内容証明郵便

内容証明郵便とは、郵便局が、『いつ』『誰が』『誰に』『どのような内容の』郵便を送付したのかを証明する郵便です。
そのため契約の解除通知や貸金の返済の督促などに利用されるケースもありますが、郵便局が証明するのは文書の存在であり、文書の内容が真実であることを証明するものではありません。
では、内容証明郵便では、どのようなことができるのでしょうか?
今回は、内容証明郵便にどのような効力があるのか、また、具体的に送付する際の手順等を説明します。

内容証明郵便の2つのメリットとは

前述したように、内容証明郵便とはいつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度です。

内容証明郵便には、今起きている問題を解決するためのやり取りを行ううえで、以下の2つの効力があります。

(1)法的証拠になる
たとえば、訪問販売や電話勧誘販売での契約を、クーリング・オフ制度を利用して解除したい場合は、必ず書面で通知しなければなりません。
その際の解除通知を普通郵便で送付すると、販売事業者に書面を受領していないといわれてしまった場合、契約の解除が認められない可能性があります。
内容証明郵便を利用すれば、解除通知を送付した事実や日時を証明することができます。

(2)強い意志を表明し、相手に心理的圧迫を与える
たとえば、貸し付けた金銭が約束通り返済されず、電話やメール等で催促しても相手が応じない場合は、返済されなければ法的措置を取るという意思を明確に示した内容証明郵便を送付することで、相手に心理的圧迫を与え、金銭の回収を実現しやすくするという効果があります。

このように内容証明郵便は、使い方を知っていれば有効な使い方ができますし、送付方法も決して難しいものではありません。
次に、内容証明郵便を送付する際の具体的な手順と、送付の仕方を見ていきましょう。


特定の郵便局しか受け付けていないことに注意

まず、内容証明郵便の書き方について説明します。
内容証明郵便は、どのような大きさ・材質の用紙を使用してもよく、縦書き、横書きのいずれで作成しても構いません。
ただし、縦書きの場合は1行20字以内、1枚26行以内などといった字数と行数の規定があるなど、縦書き、横書きごとにある規定に従って作成する必要があります。
字数のカウント方法には細かなルールがありますので、郵便局のホームページなどで確認しましょう。
また、内容証明郵便にほかの書類を同封することはできません。
資料を添付したい場合は内容証明とは別に送付する必要があります。

次に、送付の仕方についてです。
内容証明郵便は、3部用意します。
1部は受取人に発送され、1部は郵便局で保管され、1部は差出人の控えとなります。
内容証明文書が2頁以上になるときは、ホッチキスでとめて、全ての頁の綴じ目に割印をします。
割印は、氏名の横に捺印する印と同じ印を使用する必要があります。
受取人に発送するための、封筒1通も用意しましょう。
内容証明郵便3部と封筒1通、そして万一、訂正が必要だったときのための印鑑を用意したら、郵便局に持参します。
内容証明郵便は全ての郵便局で取り扱っているわけではないので、事前に最寄りの対応可能な郵便局を調べてから行くことをおすすめします。

発送の際、郵便局員から、配達の際に配達証明書をつけるかどうかを確認されます。
配達証明書は、受取人が内容証明郵便をいつ受け取ったのかを知ることができ、受領の証拠として利用する可能性があるものなので、必ずつけましょう。
内容証明を送る際は、通常の郵便料金と一般書留の加算料金、内容証明の加算料金がかかり、配達証明を付ける場合には配達証明の加算料金がかかります 。
内容証明の枚数によっても金額は変わるので、こちらも事前に調べてから郵便局に向かいましょう。
内容証明郵便のうち1部は、郵便局の受付印を押した後、差出人の控えとして渡されます。
必ず持ち帰って保管しておきましょう。

最後に、内容証明郵便の発送後の流れと、注意点をお伝えします。
内容証明郵便は、追跡サービスを利用して配達状況を確認できます。
受取人が内容証明郵便を受領すると、郵便局から、配達証明書(葉書)が送られてきますので、これも内容証明郵便の控えと一緒に保管しておきます。

内容証明郵便が何らかの理由で受取人に配達できなかった場合は、差出人に返送されます。
返送される理由としては、受取人が受領を拒否した場合や、受取人が記載した住所に居住していない場合、受取人が不在で郵便局での保管期間が経過した場合等が考えられます。
そのようなときには、特定記録郵便で送付し直したり、正しい住所を調査して別の住所へ発送し直したりするなどの対応が必要になります。

内容証明郵便は、郵送物を送った・送らないなどのトラブルを回避し、確実に相手に届けることで今あるトラブルの解決に踏み出すことができる、有効な手段です。
送付の仕方を理解し、問題解決のために活用してみてはいかがでしょうか。